Dlaczego warto zorganizować konferencje w hotelu
Konferencje firmowe, biznesowe, handlowe lub naukowe wymagają dostępu do odpowiedniej przestrzeni oraz jej przygotowania. W czasie wydarzenia każdy jego uczestnik powinien mieć możliwość swobodnego udziału w poszczególnych atrakcjach oraz wysłuchania wszystkich wystąpień w komfortowych warunkach. Hotele są często trafionym wyborem - dysponują dużymi salami konferencyjnymi, przystosowanymi do obsługi nawet kilkuset osób. Poniżej wskazujemy także na inne zalety płynące z organizacji konferencji w hotelu oraz podpowiadamy kiedy warto zdecydować się na taki obiekt w celu przeprowadzenia eventu.
Konferencje w hotelu - najważniejsze zalety
Pierwszą przyczyną dużej popularności hoteli jest oczywiście ich lokalizacja. W każdym większym mieści znajdziemy przynajmniej kilka obiektów hotelowych, z których oferty można korzystać. Często zlokalizowane są w centrach miast, co czyni je bardziej dostępnymi dla osób przyjeżdżających z innych zakątków kraju. To samo dotyczy hoteli ulokowanych przy szlakach komunikacyjnych i drogach wylotowych. Są świetne skomunikowane z lotniskami, dworcami i innymi ważnymi węzłami komunikacyjnymi.
Hotele mają też olbrzymi potencjał pod kątem organizacji wydarzeń dla dużej liczby uczestników. Sale konferencyjne oraz bankietowe są w stanie pomieścić wszystkie osoby biorące udział w wydarzeniu. Wiele obiektów jest w stanie dostosować rozkład pomieszczeń do planowanego przebiegu i charakteru konferencji - w jednej sali prezentuje się referaty oraz występują prelegenci, w kolejnej sali znajduje się bankiet lub katering, a w kolejnej - przestrzeń do mniej formalnych zabaw, po zakończeniu konferencji.
Nie mniej ważny jest fakt, że goście biorący udział w konferencji potrzebują dostępu do miejsca noclegowego. Hotel jest doskonałym miejscem by połączyć konferencję z zakwaterowaniem. Uczestnicy nie muszą opuszczać hotelu, by udać się na nocleg. Z pewnością pozytywnie wpłynie to na ich frekwencję w czasie wszystkich zaplanowanych wydarzeń.
Hotele dopasowane do konferencji - czyli jakie?
Przeglądając oferty dostępnych hoteli warto zwrócić uwagę na placówki specjalizujące się w organizowaniu konferencji. Najczęściej są to obiekty dużych rozmiarów, dysponujące ponad setką pokoi, a także salami konferencyjnymi i bankietowymi mogącym pomieścić nawet 200 osób lub więcej. Hotele takie dysponują także specjalnymi urządzeniami i rozwiązaniami - takimi jak sprzęt audiowizualny i ekspozycyjny, dostęp do profesjonalnego nagłośnienia.
Niektóre hotele oferują także możliwość przekształcenia sali na czas konferencji. Może to obejmować montaż lub demontaż ścian, wydzielenie osobnych stref, a także stworzenie podestów dla występujących prelegentów. Dzięki temu całe wydarzenie może zostać przeprowadzone w sposób maksymalnie profesjonalny i komfortowy dla wszystkich uczestników.
Oczywiście po każdej konferencji następuje część mniej formalna, w czasie której uczestnicy integrują się, zapoznają oraz oddają różnym towarzyskim przyjemnościom. Wiele hoteli oferuje także pomoc w organizacji wydarzeń integracyjnych i nieformalnych, takich jak dancingi, imprezy muzyczne lub klubowe. Warto zwrócić uwagę, czy hotel korzysta z usług doświadczonego wodzireja, DJ-a lub hostess, gotowych stworzyć najlepsze warunki do szalonej zabawy przez całą noc.
